1С: Управление по целям и KPI

При разработке продукта был реализован подход целевого управления (Management By Objectives — MBO), метод Balanced Scorecard (BSC) и управление операционным и стратегическим развитием компании с использованием KPI (ключевых показателей деятельности).

Основное назначение продукта – управление результативностью организации с использованием ключевых показателей деятельности (KPI) и сбалансированной системы показателей (BSC). Такая система позволяет выбрать оптимальный набор показателей для оценки эффективности работы организации с учетом поставленных целей.

Основными пользователями продукта являются организации, стремящиеся повышать собственную эффективность посредством согласования показателей бизнес-процессов со стратегическими планами и применения систем оценки достижения поставленных целей.

Интуитивно понятный интерфейс позволяет руководителю в режиме реального времени ставить задачи сотрудникам, проводить мониторинг их выполнения, оценивать результативность работы каждого сотрудника, наглядно отслеживать взаимосвязь между поставленными/выполненными задачами и итоговым коэффициентом результативности сотрудника.

 

Задачи, решаемые программным продуктом 1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI

Мониторинг (что происходит?)

Мониторинг работы организации и бизнес процессов, выявление и информирование о критически важной информации на основе актуальных данных в виде показателей (KPI).

Анализ (кто виноват?) 

Исследование закономерностей в области управления эффективностью, многомерный анализ данных в различной степени детализации и разрезах аналитики;
Распределение ответственности за достижение целей по уровням ответственности.

Управление (что делать?) 

Механизм информирования руководителей и сотрудников о целях организации, инструмент обратной связи и стимулирования, расчета вознаграждения.

 

Преимущества управления с использованием программного продукта:

• Позволяет реализовать системный подход целевого управления в компании (планирование сверху вниз, согласование снизу вверх);
• Создание единой системы целей (показателей) и задач (единая интерпретация);
• Гибкий механизм сбора, хранения и расчета показателей,
• Удобство представления данных (от обобщенного в графическом виде на верхнем уровне, через анализ в разрезе аналитик на среднем, к детальному анализу на уровне транзакций-документов на нижнем);
• Многомерный анализ данных показателей по аналитикам (структуру аналитики определяет пользователь);
• Инструмент автоматизированного контроля показателей и информирования сотрудников (повышение эффективности обратной связи);
• Обеспечение связи результативности с системой вознаграждения;
• Распределение уровня доступа к системе целевого управления в зависимости от прав и ролей;
• Настройка алгоритмов сбора показателей и выводимых отчетов производится пользователями самостоятельно, без участия программистов.

Определение эффективности сотрудников и подразделений

 

Контроль задач и поручений

Для управления результативностью компании необходимо отслеживать реализацию проектов, выполнение задач, поручений и инициатив, сформированных в рамках стратегических целей компании. Программный продукт позволяет управлять всеми оперативными поручениями и задачами, направленными на улучшение конкретных целевых показателей. Планирование и согласование задач может идти по принципу сверху-вниз, когда задачи спускаются в виде поручений, так и снизу-вверх, когда мероприятия планируются исполнителем, а потом согласовываются руководителем.  Продукт позволяет структурировать рабочее время сотрудников, связав их результативность с выполнением поставленных задач, повысить исполнительскую дисциплину посредством контроля соблюдения сроков реализации.

 

Управление премированием

Премирование, ориентированное на результат, является инструментом, который помогает руководителю, с одной стороны, выделить и отметить успехи сотрудника, а с другой стороны четко обозначить его роль  в общем производственном процессе. Нефиксированная (премиальная) часть оплаты труда ставится в зависимость от производственных и других значимых для бизнеса показателей.

Возможности программного продукта позволяют увязать показатели деятельности сотрудников (KPI) с системой вознаграждения. Программный продукт позволяет формировать различные алгоритмы расчета вознаграждения, и затем, на основании полученных значений достижения результатов, рассчитывать размер премиальной части зарплаты сотрудника.

Руководитель может гибко задать соответствие уровня результативности сотрудника и размера премии (например, при результативности сотрудника ниже 75%, премия не начисляется; при результативности от 76% до 90% — премия рассчитывается в размере половины нормы и т.д.). Инструмент позволяет выбирать показатели, участвующие в расчете вознаграждения и настраивать формулу вознаграждения. Такой подход позволяет компании быть более динамичной, легко адаптироваться к изменениям рыночной ситуации.

Оценка персонала методом 360 градусов

Помимо объективных показателей продукт позволяет собирать и учитывать оценки, которые основаны на субъективном мнении внутренних экспертов (по аналогии с методом «360 градусов»). Чаще всего это необходимо для оценки соответствия действий сотрудников корпоративным стандартам (например, требованиям системы менеджмента качества), ожиданиям «внутренних клиентов». Такими экспертами могут выступать как руководители, так и «потребители» внутренних продуктов и услуг.

Автоматизированный инструмент поддерживает механизм, регулярного сбора таких оценок и на основе заданного алгоритма трансформирует степень соответствия требованиям стандартов в числовое значение субъективного показателя, что в дальнейшем используется для расчета вознаграждения сотрудника за период.

 

Проведение анализа бизнес-показателей

Данный инструмент позволяет проводить исследование и анализ данных об эффективности бизнеса в различных измерениях и с различной степенью детализации, выявлять закономерности и причинно-следственные связи между различными факторами, влияющими на эффективность.

При проведении такого анализа пользователь сам определяет параметры и измерения (аналитики) формируемых отчетов, для лучшего понимания ситуации может перейти с верхнего уровня группировки (агрегирования) данных до самого нижнего уровня – документа – транзакции (техника Drill Down). Инструмент способствует сокращению сроков получения необходимой информации за счет того, что построение отчетов происходит в «одно касание».

В настройках системы возможно задавать для каждого целевого показателя до 6 разрезов аналитики (один предопределенный и 5 настраиваемых пользователем). Такого количества разрезов аналитики достаточно, чтобы обеспечить глубокое погружение в анализ причинно-следственных связей, сохранив при этом приемлемое быстродействие системы. В качестве аналитических разрезов могут использоваться любые данные учета. Например, для показателя «маржинальная прибыль» помимо предопределенного разреза аналитики (ответственный сотрудник), можно задать дополнительные: по регионам, видам деятельности, номенклатуре, контрагентам, филиалам.

Аналитическая система позволяет представлять данные, как в статическом виде (на определенную дату), так и динамике (по любым периодам); в виде структурированных табличных отчетов, так и в виде диаграмм и графиков. Например, с использованием этого инструмента, можно оценить динамику объемов реализации продукции с определенной характеристикой в выбранном регионе, построить график загрузки складских помещений с учетом сезонности, сопоставить эффективность маркетинговых усилий и динамику продаж за период и т.п.

Мониторинг показателей

Информационные панели бизнес-показателей (dashboard) – это инструмент для мониторинга и анализа информации об эффективности бизнес-процессов. Внедрение инструмента для регулярного сбора и анализа достоверной информации о результативности является этапом построения корпоративной BPM-системы (business performance management – системы управления эффективностью бизнеса).

«1С:Управление по целям и KPI» позволяет в автоматическом режиме собирать необходимые данные из разрозненных учетных систем, оценки экспертов по субъективным показателям, проводить расчет объективных показателей эффективности работы компании, отслеживать изменения показателей и проводить их анализ в режиме реального времени. Применение информационных панелей показателей позволяет руководителю регулярно решать  задачи, связанные с мониторингом.

Информационная панель бизнес-показателей (dashboards, контрольная, приборная панель) представляет собой инструмент графической визуализации наиболее важных для контроля и управления показателей в обобщенном, укрупненном виде. Информация в виде диаграмм, графиков и таблиц позволяет мгновенно выявлять критически важные сигналы на основании актуальных и релевантных данных.  Благодаря этому инструменту руководители разного уровня, одним взглядом оценив ситуацию в компании, могут принимать взвешенные и обоснованные решения.

Посредством гибкой настройки руководитель может самостоятельно собрать на одном экране информацию по эффективности различных бизнес-процессов компании (маркетинга и продаж, производства, сервиса, управления персоналом и т.д.). При этом он сам выбирает удобный способ отображения информации: в виде таблицы, графика, диаграммы или текста, с учетом динамики (тренда) и состояния (зоны) показателя. Для получения детальной информации, можно интерактивно перейти («провалиться») в другой информационный слой, в котором представить данные в разрезе аналитик.

На информационную панель могут быть выведены показатели связанные с выполнением плана по доходам, текущим уровнем операционных затрат, количеством запросов от клиентов, скорости их обработки, степени удовлетворенности клиентов, уровне активности менеджеров по продажам и т.п.

Сбор, расчет и хранение информации по показателям

Одной из наиболее важных функций программного продукта является поддержание механизма автоматизированного сбора, расчета и хранения информации по целевым показателям. Данные по каждому показателю могут собираться тремя способами: вноситься вручную, рассчитываться на основе других показателей, «транслироваться» из учетных или управленческих систем.

За счет того, что в системе в явном виде прописываются алгоритмы сбора показателей, это обеспечивает выполнение наиболее значимого принципа целевого управления – создание «единого стандарта», посредством которого описывается не только смысловое содержание целевого показателя, но и способ его подсчета. Использование автоматического расчета показателей позволяет применять формулы, агрегировать данные нижних уровней, строить каскадную модель показателей.

Интеграция с учетными системами

Обмен данными для сбора показателей по KPI:

Встраивание в рабочую базу (Интеграция в конфигурацию)

Объединение конфигурации «1С:Управление по целям и KPI» с учетной системой на платформе 1С:Предприятие 8 (бесшовная интеграция) представляется наиболее удобным подходом за счет возможности:

• использования справочников и документов основной конфигурации в качестве аналитических разрезов по показателям (KPI);
• реализовать обмен данными внутри единого информационного пространства конфигурации;
• формировать отчеты по KPI с детализацией до первичных документов (хозяйственных операций, которые повлияли на изменение KPI) – техника Drill-down.

Интеграция в типовую конфигурацию производится 1С:Специалистами. Настройка трансляции данных производится как 1С:Специалистами, так и сертифицированными пользователями.

Обмен через COM-соединение

С помощью COM-соединения возможно обеспечения надежного и быстрого программного доступа к данным учетной системы на платформе 1С:Предприятие 8 из «1C:Управление по целям и KPI». При этом подходе настраиваются правила обмена данными в «1C:Управление по целям и KPI». Такой подход имеет следующую особенность:
•    Выгружать возможно только простые данные (числа – как результат вычислений), без возможности обмениваться данными по аналитикам.

Универсальный обмен данными посредством XML-пакетов

Универсальный механизм обмена данными предназначен как обмена с учетными системами, созданными на основе 1С:Предприятия 8, так и для организации обмена данными с другими информационными системами, не основанными на 1С:Предприятии 8. Этот механизм позволяет переносить только данные 1С:Предприятия (перенос конфигурации и административной информации 1С:Предприятия 8 при помощи этого механизма невозможен). В качестве формата обмена используются XML документы, а аналитические данные будут храниться в отдельном справочнике аналитик в конфигурации «1С:Управление по целям и KPI».
Преимущества:

• обмен данными может быть реализован как с информационными базами 1С:Предприятия, так и с другими информационными системами;
• обмен данными возможен между неидентичными информационными базами 1С:Предприятия 8 с различной структурой конкретных объектов;
• при организации схемы обмена не накладывается ограничений на структуру распределенной системы. Может быть организована как классическая структура типа «звезда», так и более сложные многоуровневые структуры типа «снежинка» и другие;
• реализация различных способов разрешения коллизий при одновременном изменении данных в разных узлах распределенной системы;
• реализация восстановления обмена данными в таких случаях, как восстановление информационных баз из резервных копии и т.д.

MS Excel, MS Access

Имеется возможность загрузки данных из файлов формата MS Excel и MS Access. Информацию в эти файлы можно загружать как из учетных систем, так и вносить вручную. Такой подход имеет особенности:

• Загружать возможно только простые данные (числа – как результат вычислений);
• Аналитики всегда представляются как текст.

Распределенные базы данных

Механизм распределенных информационных баз предназначен для создания территориально распределенных систем на основе идентичных конфигураций 1С:Предприятия 8. В этой ситуации возможно два подхода:

• использование для обмена конфигурации «1C:Управление по целям и KPI» без интеграции;
• объединение конфигурации «1C:Управление по целям и KPI» с учетной системой на платформе 1С:Предпритие 8.

Этот механизм позволяет переносить как данные 1С:Предприятия, так и изменения конфигурации информационной базы. обмен данными выполняется в формате ХML документов. распределенная система должна иметь древовидную структуру, в которой существует корневой узел и определено отношение «главный — подчиненный» для каждой пары связанных узлов.
Преимущества:

• интерактивное создание распределенной системы и выполнение обмена данными без дополнительного программирования;
• обеспечение идентичности конфигураций информационных баз, входящих в состав распределенной системы;
• подключение новых и отключение существующих узлов;
• создание начального образа информационной базы для нового узла;
• реализация различных способов разрешения коллизий при одновременном изменении данных в разных узлах распределенной системы;
• в рамках одной распределенной информационной базы может быть создано несколько схем обмена;
• задание условий на передачу и прием изменений на уровне отдельных элементов данных;
• реализация восстановления обмена данными в таких случаях, как восстановление информационных баз из резервных копии и т.д.;
• сжатие сообщений обмена в формате .ZIP и автоматическая распаковка сообщений обмена при приеме.

Подключение внешних источников данных (External Data Source)

• Позволяют работать с внешними базами данных, не основанными на 1С:Предприятии.
• Внешний источник может получать данные из ODBC-источников из СУБД Microsoft SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database, Microsoft Access, Excel, dBase, Paradox, Visual FoxPro.
• Подключить многомерные источники данных:
  • Microsoft Analysis Services;
  • Oracle Essbase;
  • IBM InfoSphere Warehouse;
• Использовать для получения данных из:
  • Базы данных ERP (SAP, Oracle, Парус, Галактика);
  • Интернет-магазина (MySQL/MS SQL);
  • Загрузка данных из Excel;
  • Аналитика сайта (Яндекс.Метрика, Google Analytics);
• Настройка делается для каждой базы отдельно.

Управление реализуется через информирование сотрудников о существующих целях организации, их роли и ответственности в реализации этих целей. Инструмент позволяет распределить ответственность между сотрудниками, подразделениями за конкретные бизнес-показатели. Через него реализуется координация усилий подразделений, обеспечивается регулярная обратная связь и стимулирование персонала. Таким образом, для каждого подразделения и сотрудника формируется матрица показателей, за которые они несут ответственность, она ложится в основу системы премирования сотрудников за результат.

С использованием этого инструмента руководитель может связать стратегические цели компании и текущую (операционную) деятельность. Программный продукт позволяет создавать матрицы результативности (MBO-матрицы) для каждой должности и подразделения. Такая матрица содержит ключевые показатели деятельности (KPI), и позволяет «оцифровать» результативность сотрудника или подразделения – представив ее в виде коэффициента.. Используя в расчете плановые целевые ориентиры, мы переводим оценку результативности сотрудника/подразделения в объективную плоскость. Плановые значения по каждому показателю — это своего рода соглашение, которое руководитель ежемесячно/ежеквартально заключает со своими сотрудниками о достижении определенных результатов. Такой подход позволяет в дальнейшем проводить мониторинг деятельности, оценивать степень достижения целей, наглядно демонстрировать вклад конкретного сотрудника в результаты компании.

Распределение и контроль прав доступа

Поскольку в автоматизированной системе хранится коммерческая информация, которая может носить конфиденциальный характер, необходимо обеспечить распределение к ней доступа в зависимости от полномочий работающих пользователей. Такая настройка выполняется в двух уровнях:

• через встроенный в платформу механизм распределения прав в соответствии с ролями, где можно определить доступ к объектам конфигурации (справочникам, документам, отчетам и «панелям»);
• посредством механизма матричной настройки прав в самой системе, который позволяет более детально распределять между сотрудниками права по работе с информацией.

Технологические достоинства

Использование современной трехуровневой платформы с комплексным приложением масштаба предприятия, позволяет директору по ИТ и специалистам ИТ-подразделения предприятия быть уверенными в надежности хранения данных, производительности и масштабируемости системы. ИТ-специалисты получают удобный инструмент для реализации задач, необходимых предприятию и сопровождения созданной при внедрении системы.

На платформе «1С:Предприятие 8.3» реализовано новое клиентское приложение – тонкий клиент: он может подключаться по протоколам http или https, при этом вся бизнес-логика реализуется на сервере. Удаленные подразделения могут, используя тонкого клиента, подключаться через Интернет и в on-line режиме работать с информационной базой. Повышается безопасность и скорость работы.

На платформе «1С:Предприятие 8.3» реализовано новое клиентское приложение – Web-клиент: не требует установки на компьютер пользователя никаких компонент, позволяет использовать на рабочих местах пользователей операционные системы Windows и Linux. Не требует администрирования на компьютерах пользователей. Обеспечивает оперативный доступ к информационной базе для «мобильных» сотрудников.

Реализован специальный режим работы клиентских приложений — режим низкой скорости соединения (например, при работе через GPRS, dialup). Можно работать в любой точке, где нет постоянного подключения к Интернету.

В режиме управляемого приложения интерфейс не «рисуется», а «описывается». Разработчик определяет только общую схему командного интерфейса и общую схему форм. Это описание платформа использует при построении интерфейса для конкретного пользователя с учетом различных факторов:

• прав пользователя;
• особенностей конкретного внедрения;
• настроек, сделанных самим пользователем.

Возможно построение индивидуального интерфейса для каждого пользователя.

Реализован механизм функциональных опций. Они позволяют включать / выключать необходимые функциональные части конфигурации без изменения самого прикладного решения. Можно подстраивать интерфейс под каждую роль, учитывая предпочтения пользователей.

Защита информации

«1С:Предприятие 8.3» сертифицировано ФСТЭК России: Сертификат № 2137 от 20.07.2010 удостоверяет, то ЗПК (защищенный программный комплекс) «1С:Предприятие, вер. 8.3z» является программным средством общего назначения со встроенными средствами защиты от НСД к информации, не содержащей сведения, составляющие гос.тайну, может использоваться для защиты информации в информационных Системах ПДн до 1 класса включительно.
Конфигурации, разработанные на платформе «1С:Предприятие 8.3», могут быть использованы при создании ИСПДн любого класса и доп. сертификация прикладных решений не требуется.

Масштабируемость и производительность

Использование платформы «1С:Предприятие 8.3» обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при работе сотен пользователей. Современная трехуровневая архитектура системы дает сохранение высокой производительности при значительном росте нагрузки на систему и объемов обрабатываемых данных. Высокая отказоустойчивость достигается за счет резервирования кластера серверов, а оптимизация быстродействия — за счет динамической балансировка нагрузки между кластерами. Использование СУБД мировых лидеров (MS SQL, IBM DB2, Oracle Database) позволяет строить высокопроизводительные и надежные информационные системы.

Построение территориально-распределенных систем

В «1С:Предприятии 8» реализован механизм управления распределенными информационными базами, который обеспечивает работу единого прикладного решения (конфигурации) с территориально разнесенными базами данных, объединенными в многоуровневую иерархическую структуру.

Это дает возможность строить на основе конфигурации «Управление по целям и KPI» решения для предприятий сетевой или холдинговой структуры, позволяющие эффективно управлять бизнесом и видеть картину «в целом» с необходимой для принятия решений оперативностью.

Интеграция с другими системами

Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой «1С:Предприятие 8.3».